Transakcje nie rozpadają się na cenie. Rozpadają się na dokumencie, którego ktoś nie zamówił na czas. Kupujący ma zgodę kredytową ważną trzydzieści dni, sprzedający czeka dwa tygodnie na zaświadczenie z gminy, bank przedłuża decyzję i cała układanka zaczyna się sypać.
Poniżej lista dokumentów z podziałem na typ nieruchomości, z realnymi terminami oczekiwania i miejscami, w których najczęściej coś idzie nie tak. To jest tekst, który warto wysłać klientowi w dniu podpisania umowy pośrednictwa, zamiast wracać do tematu dwa tygodnie przed aktem.
Zasada, która oszczędza najwięcej nerwów
Dokumenty zbiera się na starcie, a nie przed aktem.
Brzmi oczywiście i prawie nikt tak nie robi, bo w dniu podpisania umowy pośrednictwa nie ma jeszcze kupującego i wszystko wydaje się przedwczesne. Potem pojawia się kupujący z kredytem, terminy się zbiegają i okazuje się, że na jedno zaświadczenie czeka się trzy tygodnie.
Agent, który w pierwszym tygodniu wysyła właścicielowi listę i pilnuje jej realizacji, kupuje sobie miesiąc spokoju i wygląda w oczach klienta jak ktoś, kto panuje nad procesem.
Mieszkanie z odrębną własnością lokalu
Najczęstszy przypadek na rynku wtórnym.
Podstawowe:
| Dokument | Skąd | Ile trwa |
|---|---|---|
| Numer księgi wieczystej | Od właściciela, treść sprawdzisz online | Od ręki |
| Podstawa nabycia | Akt notarialny zakupu, darowizny albo dokumenty spadkowe | Od ręki, jeżeli właściciel ma |
| Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach | Wspólnota albo zarządca | Od kilku dni do dwóch tygodni |
| Zaświadczenie o liczbie osób zameldowanych | Urząd gminy albo miasta | Zwykle do kilku dni |
| Świadectwo charakterystyki energetycznej | Uprawniony audytor | Od kilku dni, zależnie od terminu wizyty |
Świadectwo energetyczne jest przy sprzedaży obowiązkowe i przekazuje się je nabywcy przy akcie. Notariusz odnotowuje jego przekazanie. To jest dokument, o którym sprzedający dowiadują się najpóźniej i którego najczęściej brakuje, bo wymaga wizyty audytora w mieszkaniu, a więc umówienia terminu.
Jeżeli na nieruchomości jest hipoteka: zaświadczenie z banku o aktualnym saldzie zadłużenia oraz dokument, na podstawie którego bank wyrazi zgodę na wykreślenie hipoteki po spłacie. Terminy w bankach są bardzo różne i to jest druga najczęstsza przyczyna przesunięcia aktu.
Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu
Różnica jest jedna, ale istotna.
Zamiast zaświadczenia ze wspólnoty potrzebujesz zaświadczenia ze spółdzielni potwierdzającego, komu przysługuje prawo do lokalu, oraz że nie ma zaległości w opłatach. Spółdzielnie wydają je w bardzo różnym tempie, od kilku dni do kilku tygodni, i tego nie da się przyspieszyć.
Jeżeli dla lokalu jest założona księga wieczysta, potrzebny jest też jej numer. Jeżeli nie ma, transakcja jest możliwa, ale kupujący z kredytem może mieć utrudnioną sprawę, bo bank zwykle oczekuje zabezpieczenia hipotecznego. To jest rzecz, którą agent powinien ustalić na samym początku, a nie na etapie negocjacji z kupującym.
Dom i działka
Do listy podstawowej dochodzą dokumenty dotyczące gruntu:
- wypis z rejestru gruntów, a przy podziałach także wyrys z mapy ewidencyjnej, ze starostwa,
- zaświadczenie o przeznaczeniu w miejscowym planie zagospodarowania albo informacja o jego braku, z urzędu gminy,
- zaświadczenie, czy nieruchomość jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu, jeżeli w ewidencji widnieje las,
- dokumenty budowlane przy nowym domu: pozwolenie na budowę, zawiadomienie o zakończeniu budowy albo pozwolenie na użytkowanie.
Przy działkach dochodzi jeszcze kwestia prawa pierwokupu, które w określonych sytuacjach przysługuje gminie albo innym podmiotom. To jest moment, w którym warto zadzwonić do notariusza przed ustaleniem terminu aktu, a nie po.
Sprzedaż nieruchomości nabytej w spadku lub darowiźnie
To jest przypadek, w którym transakcje najczęściej się opóźniają, bo wymaga dwóch rzeczy naraz.
Pierwsza: dokument potwierdzający nabycie, czyli prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo notarialny akt poświadczenia dziedziczenia.
Druga: zaświadczenie z urzędu skarbowego potwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony, że nabycie było zwolnione albo że zobowiązanie się przedawniło. Notariusz go wymaga i bez niego nie sporządzi aktu.
Na to zaświadczenie czeka się realnie od kilku dni do kilku tygodni. Jeżeli w ogóle nie zgłoszono nabycia do urzędu skarbowego, sprawa rozciąga się na miesiące. Dlatego przy ofercie ze spadku pierwsze pytanie agenta powinno brzmieć: czy sprawa spadkowa jest zakończona i czy nabycie zostało zgłoszone w urzędzie skarbowym.
Dodatkowo przy sprzedaży przed upływem pięciu lat od końca roku, w którym nastąpiło nabycie, pojawia się kwestia podatku dochodowego po stronie sprzedającego. Agent powinien o tym wspomnieć i odesłać do księgowej, a nie doradzać.
Co powinien przygotować kupujący
Lista jest krótsza, ale ma swoje terminy.
- Środki na zadatek w dniu umowy przedwstępnej.
- Promesa albo decyzja kredytowa, jeżeli kupuje na kredyt. Umowa przedwstępna powinna mieć realny termin, dopasowany do czasu procedowania w banku, a nie optymistyczny.
- Dokument tożsamości i dane do aktu, przy zakupie w małżeństwie także informacja o ustroju majątkowym.
- Środki na koszty notarialne, podatek od czynności cywilnoprawnych przy rynku wtórnym i wpisy w księdze wieczystej.
Najczęstszy błąd po stronie kupującego to ustalenie w przedwstępnej terminu, który nie uwzględnia czasu pracy banku. Potem strony renegocjują termin pod presją zadatku i atmosfera transakcji psuje się na ostatniej prostej.
Harmonogram, który działa
| Kiedy | Co robisz |
|---|---|
| Tydzień 1, po podpisaniu umowy pośrednictwa | Wysyłasz właścicielowi listę dokumentów, zamawiasz świadectwo energetyczne |
| Tydzień 1 | Sprawdzasz treść księgi wieczystej i podstawę nabycia |
| Przy pierwszym poważnym kupującym | Zamawiasz zaświadczenia z terminem ważności |
| Po umowie przedwstępnej | Potwierdzasz komplet z notariuszem |
| Tydzień przed aktem | Odświeżasz dokumenty, które mają krótką ważność |
Ostatni wiersz jest pułapką, o której łatwo zapomnieć. Część zaświadczeń ma ograniczoną ważność albo notariusz oczekuje świeżej daty. Dokument zamówiony za wcześnie potrafi być bezużyteczny w dniu aktu, co jest szczególnie bolesne, bo ktoś już się o niego nachodził.
Gdzie to wszystko trzymać
Standard w polskich biurach: dokumenty w mailu agenta, skany na jego telefonie, papier w teczce w szufladzie. Działa do momentu, w którym agent jest na urlopie, a kupujący pyta, czy świadectwo energetyczne już jest.
Minimum, które rozwiązuje problem:
- jedno miejsce na komplet dokumentów przypiętych do konkretnej transakcji, dostępne dla osoby, która zastępuje,
- status przy każdym dokumencie: zamówiony, w drodze, jest,
- data zamówienia i termin ważności, bo to z nich wynika, co trzeba odświeżyć.
To jest dokładnie to, co robi karta transakcji z kompletem dokumentów, ale ta sama rzecz zrobiona w folderze na dysku z jasną konwencją nazw również działa. Nie działa tylko skrzynka mailowa jednej osoby.
Najczęstsze pułapki
Właściciel, który "ma wszystko w domu". W połowie przypadków ma akt notarialny sprzed dwudziestu lat i nic poza tym. Warto zobaczyć dokumenty, a nie przyjąć zapewnienie.
Niezgodność stanu w księdze wieczystej ze stanem faktycznym. Nieaktualny wpis właściciela po spadku albo niewykreślona hipoteka spłaconego kredytu. Wykrycie tego w pierwszym tygodniu daje czas na naprawę. Wykrycie tydzień przed aktem oznacza przesunięcie terminu.
Rozbieżność metrażu między aktem, zaświadczeniem ze spółdzielni a ogłoszeniem. Pojawia się częściej, niż się wydaje, i bywa argumentem do renegocjacji ceny w najgorszym momencie.
Współwłaściciel, który "się zgadza". Zgoda ustna nie ma znaczenia. Do aktu potrzebna jest obecność wszystkich współwłaścicieli albo pełnomocnictwo w odpowiedniej formie.
Pytania, które padają najczęściej
Kto zamawia dokumenty, agent czy właściciel? Formalnie właściciel, bo to jego nieruchomość i jego dane. Praktycznie agent pilnuje terminów i przypomina, bo to on traci transakcję, gdy czegoś zabraknie.
Czy wszystkie dokumenty są potrzebne przy każdej transakcji? Nie. Lista zależy od typu nieruchomości, sposobu nabycia i tego, czy jest kredyt. Ostateczny komplet zawsze potwierdza notariusz prowadzący sprawę i to z nim warto to ustalić wcześnie.
Ile ważne jest świadectwo energetyczne? Świadectwa są wydawane na określony czas, a przekazuje się je nabywcy przy akcie. Jeżeli nieruchomość była już wcześniej objęta świadectwem, sprawdź, czy nadal jest ważne, zamiast zamawiać nowe.
Co, jeżeli sprawa spadkowa nie jest zakończona? Wtedy nie ma czego sprzedawać do czasu jej zakończenia. To jest informacja, którą trzeba zdobyć na pierwszym spotkaniu, bo decyduje o tym, czy oferta w ogóle nadaje się do wystawienia.
Tekst ma charakter informacyjny i opisuje praktykę rynkową. Nie jest poradą prawną ani podatkową. Komplet dokumentów dla konkretnej transakcji ustal z notariuszem, a kwestie podatkowe z księgową albo doradcą podatkowym.