Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem Waszych danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu pod adresem agentspace.pl oraz z aplikacji AgentSpace (dalej razem: Usługa) jest Spectra Nieruchomości, ul. Zbożowa 2/1, 30-002 Kraków, NIP 6772516327, REGON 529666353 (dalej: Operator, my).

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych piszcie na nieruchomoscispectra@gmail.com. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, bo nie jesteśmy do tego zobowiązani.

2. Dwie role, w których występujemy

To najważniejsza rzecz w całym dokumencie, bo od niej zależy, kto za co odpowiada.

• Jesteśmy administratorem danych osób, które kontaktują się z nami w sprawie AgentSpace: odwiedzających stronę, osób wypełniających formularz, zapisanych na listę oczekujących oraz osób reprezentujących biura, które zostały naszymi klientami. Te dane opisuje niniejsza polityka.
• Jesteśmy podmiotem przetwarzającym dane, które biuro nieruchomości wprowadza do aplikacji: swoich klientów, właścicieli nieruchomości, najemców i kandydatów. Administratorem tych danych jest biuro, a my przetwarzamy je wyłącznie na jego polecenie, na zasadach opisanych w umowie powierzenia przetwarzania danych. Osoba, której dane wprowadziło biuro, swoje prawa realizuje wobec tego biura, a nie wobec nas.

3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

3.1. Dane podane przez Was

• Formularz kontaktowy i lista oczekujących: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa biura, liczba agentów, treść wiadomości.
• Założenie konta: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa biura, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego, nigdy jawnie).
• Dane rozliczeniowe: nazwa firmy, adres, NIP, dane do faktury oraz historia zamówień abonamentu.
• Treści, które tworzycie w aplikacji: notatki, dokumenty, zdjęcia ofert, wiadomości. W zakresie, w jakim dotyczą osób trzecich, administratorem jest Wasze biuro (punkt 2).

3.2. Dane zbierane automatycznie

• Adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, system operacyjny, strona, z której nastąpiło wejście, oraz czas wizyty. Służą bezpieczeństwu i statystyce.
• Źródło wejścia na stronę (adres odsyłający i parametry kampanii, tzw. UTM), zapisane w pamięci sesji przeglądarki, żeby wiedzieć, skąd przyszło zapytanie.
• Dzienniki zdarzeń aplikacji: daty logowania, adresy IP w postaci skróconej (hashowanej) przy ograniczaniu liczby zapytań, błędy techniczne.

4. Po co przetwarzamy dane, na jakiej podstawie i jak długo

4.1. Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji). Dane trzymamy przez czas prowadzenia rozmowy, a jeśli nie dojdzie do współpracy, maksymalnie 3 lata na potrzeby analiz sprzedażowych i obrony przed roszczeniami.

4.2. Prowadzenie konta i świadczenie Usługi

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). Przez czas trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń po jej zakończeniu.

4.3. Rozliczenia, płatności i księgowość

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości). Dokumenty księgowe przechowujemy przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

4.4. Bezpieczeństwo Usługi

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Obejmuje wykrywanie nadużyć, ograniczanie liczby zapytań, przeciwdziałanie spamowi i nieautoryzowanemu dostępowi. Dzienniki zdarzeń przechowujemy do 12 miesięcy.

4.5. Marketing własny

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a dla wiadomości elektronicznych dodatkowo Wasza zgoda zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej. Do czasu wycofania zgody albo wniesienia sprzeciwu. Zgodę można wycofać w każdej chwili, jednym mailem, bez podania przyczyny.

4.6. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Przez okres przedawnienia roszczeń, zwykle 3 lata w obrocie między przedsiębiorcami.

5. Płatności

Płatności za abonament obsługuje zewnętrzny operator płatności PayPro S.A. (Przelewy24), ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, wpisany do rejestru krajowych instytucji płatniczych prowadzonego przez Komisję Nadzoru Finansowego.

• Przekazujemy operatorowi płatności wyłącznie dane niezbędne do rozliczenia transakcji: identyfikator zamówienia, kwotę, adres e-mail oraz dane firmy potrzebne do faktury.
• Nie mamy dostępu do numeru Waszej karty ani do danych logowania do bankowości. Te dane podajecie bezpośrednio operatorowi płatności i my ich nigdy nie widzimy ani nie przechowujemy.
• W zakresie obsługi płatności PayPro S.A. jest odrębnym administratorem danych i przetwarza je na podstawie własnej polityki prywatności oraz obowiązków wynikających z prawa bankowego i przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.
• Historię zamówień i płatności przechowujemy w aplikacji na potrzeby rozliczeń i obowiązków podatkowych, przez okres wskazany w punkcie 4.3.

6. Funkcje oparte o sztuczną inteligencję

Część funkcji Usługi (AI Coach, asystent dnia, pisanie follow-upów, odczyt dokumentów, szybki wpis) korzysta z modeli językowych dostarczanych przez Anthropic PBC z siedzibą w Stanach Zjednoczonych.

• Do dostawcy modelu trafia wyłącznie treść potrzebna do wykonania danej operacji: na przykład transkrypt ćwiczebnej rozmowy albo tekst, który ma zostać przetworzony.
• AI Coach to symulacja. Agent rozmawia z klientem granym przez model, a nie z prawdziwą osobą, i do treningu nie są używane dane prawdziwych klientów biura.
• Przekazanie danych do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), stanowiących odpowiednie zabezpieczenie.
• Zgodnie z warunkami, na jakich korzystamy z API, przekazane treści nie są używane do trenowania modeli dostawcy.
• Wyniki działania AI mają charakter pomocniczy. Decyzje podejmuje człowiek, a my nie gwarantujemy poprawności ani kompletności wygenerowanych treści.

7. Komu przekazujemy dane

Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia. Poniżej pełna lista wraz z miejscem przetwarzania:

• Vercel Inc. (USA, serwery w UE) - hosting aplikacji i strony.
• Supabase Inc. (USA, serwery we Frankfurcie, Niemcy) - baza danych, uwierzytelnianie i magazyn plików.
• Anthropic PBC (USA) - modele językowe, zakres opisany w punkcie 6.
• Resend Inc. (USA) - wysyłka wiadomości e-mail: powiadomień, raportów i zaproszeń do zespołu.
• PayPro S.A. (Polska) - obsługa płatności, zakres opisany w punkcie 5.
• OpenStreetMap Foundation (Wielka Brytania) i CARTO - podkłady map i wyszukiwanie adresów. Do tych usług trafia wyłącznie wpisywany adres, nigdy dane osobowe klientów biura.
• Dostawcy usług księgowych i prawnych oraz, w razie potrzeby, firma windykacyjna, w zakresie niezbędnym do rozliczeń i dochodzenia roszczeń.
• Organy publiczne, jeżeli zwrócą się do nas z żądaniem opartym na przepisach prawa.

Dane osobowe nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach ich własnego marketingu.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane aplikacji przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (Frankfurt). Przekazanie poza EOG następuje wyłącznie do dostawców wskazanych w punktach 6 i 7 mających siedzibę w USA i odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, a w przypadku dostawców objętych Data Privacy Framework także na podstawie decyzji Komisji o odpowiednim stopniu ochrony. Kopię stosowanych zabezpieczeń udostępniamy na żądanie.

9. Wasze prawa

Przysługuje Wam prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych,
• usunięcia danych, o ile nie stoi temu na przeszkodzie obowiązek prawny,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy lub zgody,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, a wobec marketingu bezpośredniego - w każdej chwili i bez uzasadnienia,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Żądanie wystarczy wysłać mailem. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca. Jeżeli nie mamy pewności, kto składa żądanie, możemy poprosić o dodatkowe informacje potwierdzające tożsamość, wyłącznie w tym celu.

10. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie zawrzemy umowy ani nie odpowiemy na zapytanie. Dane do faktury są wymagane przepisami podatkowymi.

11. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Na stronie używamy plików cookie oraz pamięci lokalnej przeglądarki w trzech celach:

• Niezbędne: utrzymanie sesji po zalogowaniu i bezpieczeństwo. Działają bez zgody, bo bez nich Usługa nie zadziała.
• Funkcjonalne: zapamiętanie wybranego motywu (jasny lub ciemny) i języka. Zapisywane lokalnie, nie trafiają na nasze serwery.
• Analityczne: Vercel Web Analytics, narzędzie zliczające odsłony bez używania plików cookie i bez profilowania pojedynczych osób.

Ustawienia plików cookie zmienicie w przeglądarce. Wyłączenie plików niezbędnych uniemożliwi zalogowanie się do aplikacji.

12. Powiadomienia push

Jeśli włączycie powiadomienia, przeglądarka przekaże nam identyfikator subskrypcji powiązany z urządzeniem. Służy wyłącznie do wysyłania przypomnień o zadaniach i zgłoszeniach. Wyłączenie powiadomień w ustawieniach aplikacji albo przeglądarki kończy ich wysyłanie i usuwa subskrypcję.

13. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Was decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Was wpływały w rozumieniu art. 22 RODO. Funkcje AI opisane w punkcie 6 przygotowują podpowiedzi i oceny ćwiczebne, ale decyzję podejmuje zawsze człowiek.

14. Jak chronimy dane

• Szyfrowana transmisja (HTTPS) na całej stronie i w aplikacji.
• Hasła przechowywane wyłącznie jako skróty kryptograficzne.
• Rozdzielenie danych między biurami na poziomie bazy, z dodatkowym zabezpieczeniem po stronie serwera i kontrolą uprawnień per osoba i per moduł.
• Dokumenty w prywatnym magazynie, z linkami do pobrania ważnymi dwie minuty.
• Nagłówki bezpieczeństwa i ograniczanie liczby zapytań.
• Regularne kopie zapasowe bazy danych.

W razie naruszenia ochrony danych osobowych zawiadamiamy Prezesa UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia, a osoby, których dane dotyczą, gdy naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia ich praw.

15. Dane osób niepełnoletnich

Usługa jest kierowana wyłącznie do przedsiębiorców i nie jest przeznaczona dla osób poniżej 16 roku życia. Nie zbieramy świadomie danych takich osób.

16. Zmiany polityki

Politykę możemy zmieniać w związku ze zmianą przepisów, zakresu Usługi albo listy dostawców. O istotnych zmianach uprzedzimy mailem albo komunikatem w aplikacji z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni. Data ostatniej aktualizacji jest podana na górze strony.

W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO, ustawę o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 roku oraz Prawo komunikacji elektronicznej.