Regulamin świadczenia usługi

§1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usługi AgentSpace drogą elektroniczną, w modelu oprogramowania jako usługi (SaaS).

Operatorem usługi jest Spectra Nieruchomości, ul. Zbożowa 2/1, 30-002 Kraków, NIP 6772516327, REGON 529666353, adres kontaktowy: nieruchomoscispectra@gmail.com.

Usługa jest kierowana wyłącznie do przedsiębiorców, w szczególności biur nieruchomości. Regulamin nie znajduje zastosowania do konsumentów.

§2. Definicje

• Usługa - dostęp do platformy AgentSpace, obejmującej moduły wskazane w wybranym pakiecie, wraz ze wsparciem technicznym.
• Klient - przedsiębiorca, który zawarł Umowę z Operatorem.
• Konto biura - wyodrębniona przestrzeń Klienta w Usłudze, wraz z kontami Użytkowników.
• Użytkownik - osoba upoważniona przez Klienta do korzystania z Konta biura, w roli: CEO, menedżer albo agent.
• Okres rozliczeniowy - miesiąc albo rok, zgodnie z wyborem Klienta przy zawarciu Umowy.
• Dane Klienta - dane wprowadzone do Usługi przez Klienta lub Użytkowników, w tym dane jego klientów i nieruchomości.

§3. Zakres i charakter Usługi

Usługa obejmuje w szczególności: bazę klientów (CRM), wspólną bazę nieruchomości, cele i lejek sprzedaży, rozliczanie prowizji i kartę transakcji, zadania i kalendarz, dokumenty, panel właściciela oraz moduł treningu rozmów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI Coach). Zakres modułów dostępnych dla Klienta wynika z wybranego pakietu.

Strona internetowa biura stanowi usługę dodatkową, rozliczaną odrębnie. Jej włączenie nie jest warunkiem korzystania z Usługi podstawowej.

Usługa ma charakter narzędziowy. Operator nie świadczy usług pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, nie doradza w zakresie prawnym, podatkowym ani finansowym, a treści generowane przez moduły sztucznej inteligencji (w szczególności propozycje wiadomości, opisy ofert, oceny rozmów i analizy) mają charakter pomocniczy i wymagają weryfikacji przez Użytkownika przed wykorzystaniem. Operator nie odpowiada za decyzje biznesowe podjęte na ich podstawie.

§4. Zawarcie Umowy i konta Użytkowników

Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia Konta biura i akceptacji Regulaminu albo z chwilą podpisania odrębnej umowy, jeżeli Strony ją zawierają.

Klient zakłada konta Użytkowników i nimi zarządza. Klient odpowiada za działania i zaniechania swoich Użytkowników jak za własne, w tym za zachowanie poufności danych logowania. Liczba Użytkowników nie może przekraczać limitu wynikającego z wybranego pakietu.

§5. Okres próbny

Każdemu Klientowi przysługuje jeden bezpłatny okres próbny trwający 7 dni od założenia Konta biura. W okresie próbnym Klient ma dostęp do pełnej funkcjonalności wybranego pakietu.

• Okres próbny nie wymaga podania danych karty płatniczej ani żadnej innej formy zabezpieczenia płatności.
• Po upływie okresu próbnego dostęp do modułów Usługi zostaje wstrzymany, a nie usunięty. Klient zachowuje dostęp do ustawień konta oraz do ekranu płatności, aby móc wykupić abonament albo pobrać swoje dane.
• Dane Klienta nie są kasowane wraz z końcem okresu próbnego. Zasady ich usuwania określa §12.
• Okres próbny przysługuje jednokrotnie. Operator może odmówić kolejnego okresu próbnego temu samemu Klientowi, w szczególności przy zakładaniu kolejnych kont dla tego samego biura.

§6. Abonament i płatności

Wysokość opłat określa cennik dostępny pod adresem agentspace.pl/cennik. Ceny są cenami netto, do których dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki, o ile jest należny.

Opłata jest naliczana z góry za Okres rozliczeniowy. Faktura jest wystawiana w postaci elektronicznej i udostępniana w aplikacji oraz wysyłana na adres e-mail Klienta, na co Klient wyraża zgodę.

Okresy rozliczeniowe i rabaty

• Miesięczny: opłata za jeden miesiąc, bez rabatu.
• Półroczny: jedna płatność za sześć miesięcy, 10% taniej niż sześć opłat miesięcznych.
• Roczny: jedna płatność za dwanaście miesięcy, 20% taniej niż dwanaście opłat miesięcznych. Cena pozostaje niezmienna przez 24 miesiące od zawarcia Umowy, przy zachowaniu ciągłości subskrypcji.

Obsługa płatności

Płatności obsługuje PayPro S.A. (Przelewy24), ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, krajowa instytucja płatnicza wpisana do rejestru prowadzonego przez Komisję Nadzoru Finansowego. Dokonując płatności, Klient akceptuje regulamin operatora płatności w zakresie dotyczącym samej transakcji.

• Operator nie ma dostępu do danych karty płatniczej ani do danych logowania Klienta do bankowości i ich nie przechowuje.
• Dostęp do Usługi jest uruchamiany po otrzymaniu od operatora płatności potwierdzenia transakcji.
• Przy płatnościach cyklicznych kolejna opłata jest pobierana automatycznie na początku każdego Okresu rozliczeniowego, do czasu rezygnacji. Klient może wyłączyć odnawianie w ustawieniach konta w dowolnym momencie, ze skutkiem na koniec opłaconego Okresu.
• O nieudanej płatności Operator informuje Klienta mailem i ponawia próbę obciążenia. Po bezskutecznych próbach stosuje się zasady dotyczące opóźnienia w płatności.

Kredyty AI i usługi dodatkowe

• Każdy pakiet obejmuje miesięczną pulę kredytów na funkcje oparte o sztuczną inteligencję, wspólną dla całego biura. Aktualne wielkości puli podaje cennik, a bieżące zużycie jest widoczne w ustawieniach konta.
• Po wyczerpaniu puli funkcje AI są wstrzymywane do początku kolejnego Okresu rozliczeniowego, chyba że Klient dokupi dodatkowy pakiet kredytów. Pozostałe funkcje Usługi działają bez zmian.
• Dokupione kredyty nie wygasają z końcem Okresu rozliczeniowego i pozostają do wykorzystania przez czas trwania Umowy. Opłata za dokupione kredyty nie podlega zwrotowi.
• Strona internetowa biura jest usługą dodatkową, rozliczaną odrębnie od abonamentu za Usługę, na zasadach i w cenach podanych w cenniku.

Zmiana pakietu i opóźnienia

• Podwyższenie pakietu następuje od kolejnego Okresu rozliczeniowego. Jeżeli liczba Użytkowników trwale przekroczy limit pakietu, Operator poinformuje o tym Klienta przed zmianą i zaproponuje wyższy pakiet. Operator nie nalicza dopłat za Użytkownika dodanego w trakcie Okresu rozliczeniowego.
• Obniżenie pakietu obowiązuje od kolejnego Okresu rozliczeniowego. Opłata już uiszczona za bieżący Okres nie podlega proporcjonalnemu zwrotowi.
• Opóźnienie w płatności: po upływie 14 dni od terminu Operator może zawiesić dostęp do modułów Usługi, po uprzednim wezwaniu wysłanym na adres e-mail Klienta. Zawieszenie nie powoduje usunięcia Danych Klienta, a dostęp do ustawień i pobrania danych zostaje zachowany.

Operator może zmienić wysokość opłat, informując Klienta z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Zmiana obowiązuje od kolejnego Okresu rozliczeniowego. Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego.

§7. Funkcje oparte o sztuczną inteligencję

Usługa udostępnia funkcje korzystające z modeli językowych, w szczególności AI Coach, asystenta dnia, generowanie wiadomości follow-up oraz odczyt dokumentów.

• Wyniki działania tych funkcji mają charakter pomocniczy. Nie są poradą prawną, podatkową ani wyceną. Decyzję podejmuje zawsze człowiek.
• Operator nie gwarantuje poprawności, kompletności ani aktualności treści wygenerowanych przez model, w szczególności gdy wynikają one z danych dostarczonych przez Klienta.
• AI Coach jest symulacją rozmowy. Do treningu nie są używane dane prawdziwych klientów biura.
• Klient odpowiada za zgodność wykorzystania tych funkcji z prawem, w tym za spełnienie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane są przetwarzane.
• Operator może zmieniać model i sposób działania tych funkcji. Zmiana taka nie stanowi zmiany Regulaminu, o ile nie ogranicza zakresu Usługi.
• Szczegóły przetwarzania danych przez dostawcę modelu opisuje polityka prywatności.

§8. Obowiązki Klienta

Klient zobowiązuje się do:

• korzystania z Usługi zgodnie z prawem, w szczególności do przetwarzania danych osobowych swoich klientów na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej i z zachowaniem obowiązku informacyjnego wobec tych osób,
• niewprowadzania do Usługi danych, do których nie posiada tytułu prawnego, oraz treści bezprawnych,
• niepodejmowania prób obchodzenia zabezpieczeń, testowania odporności infrastruktury bez zgody Operatora ani automatycznego pobierania danych w sposób obciążający Usługę ponad zwykłe korzystanie,
• nieudostępniania kont osobom spoza swojej organizacji.

§9. Dostępność Usługi i wsparcie

Operator dokłada starań, aby Usługa była dostępna nieprzerwanie, i zakłada dostępność na poziomie 99% w skali miesiąca kalendarzowego, z wyłączeniem zaplanowanych prac serwisowych oraz przerw wynikających z okoliczności niezależnych od Operatora, w tym awarii u dostawców infrastruktury.

O planowanych pracach serwisowych mogących powodować przerwę Operator informuje z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem, w miarę możliwości poza godzinami pracy biur.

Wsparcie techniczne jest świadczone drogą elektroniczną w dni robocze. Operator odpowiada na zgłoszenia w terminie do 24 godzin w dni robocze.

§10. Odpowiedzialność

Operator odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem poniższych ograniczeń.

Odpowiedzialność Operatora wobec Klienta jest ograniczona do wysokości opłat uiszczonych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie będące podstawą roszczenia. Operator nie odpowiada za utracone korzyści.

Powyższe ograniczenia nie mają zastosowania do szkody wyrządzonej umyślnie ani w innych przypadkach, w których wyłączenie lub ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne w świetle bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Operator wykonuje kopie zapasowe Danych Klienta. Klient przyjmuje do wiadomości, że kopie zapasowe nie zastępują jego własnych procedur archiwizacji i że w każdej chwili może wyeksportować swoje dane.

§11. Dane osobowe

W zakresie danych wprowadzanych do Usługi przez Klienta administratorem danych osobowych pozostaje Klient, a Operator działa jako podmiot przetwarzający. Zasady przetwarzania określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiąca integralną część Umowy.

Zasady przetwarzania danych osób odwiedzających serwis oraz danych kontaktowych Klienta opisuje Polityka prywatności.

§12. Czas trwania Umowy i jej rozwiązanie

Umowa jest zawierana na czas nieokreślony, z rozliczeniem w wybranych Okresach rozliczeniowych. Umowa nie jest zawierana na czas określony.

Każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego, bez podania przyczyny i bez opłat z tego tytułu. Wypowiedzenie wymaga formy dokumentowej, wystarczy wiadomość e-mail.

Operator może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu przez Klienta, w szczególności wprowadzania treści bezprawnych lub działania na szkodę infrastruktury, po uprzednim bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń.

Po rozwiązaniu Umowy Klient zachowuje możliwość eksportu Danych Klienta przez 30 dni. Po upływie tego terminu Operator usuwa Dane Klienta ze środowiska produkcyjnego, a z kopii zapasowych w cyklu ich nadpisywania, nie później niż w ciągu 90 dni. Operator nie zatrzymuje Danych Klienta jako zabezpieczenia roszczeń.

§13. Reklamacje

Reklamacje dotyczące Usługi należy zgłaszać na adres nieruchomoscispectra@gmail.com. Zgłoszenie powinno zawierać opis nieprawidłowości oraz dane umożliwiające identyfikację Konta biura. Operator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od otrzymania.

§14. Zmiany Regulaminu

Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu Usługi lub zmian technologicznych. O zmianie Operator informuje Klienta na adres e-mail przypisany do Konta biura, z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.

Jeżeli Klient nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę przed dniem wejścia zmian w życie. Dalsze korzystanie z Usługi po tej dacie oznacza akceptację nowego brzmienia Regulaminu.

§15. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Spory wynikające z Umowy Strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu właściwego miejscowo dla siedziby Operatora.

Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe postanowienia zachowują moc.